Nowy rok w placówce medycznej

Spojrzenie w przeszłość – porządki, które zwiększają bezpieczeństwo

Pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie dokumentacji i procedur. W wielu placówkach dokumenty formalnie istnieją, ale nie zawsze odpowiadają aktualnej praktyce. Dotyczy to zarówno regulaminów, jak i umów czy procedur wewnętrznych. Brak spójności pomiędzy dokumentacją a rzeczywistym sposobem działania placówki może stać się istotnym problemem w razie kontroli lub sporu.

Szczególną uwagę warto zwrócić w tym roku na monitoring wizyjny. Zapowiedzi kontroli w tym zakresie przez Urząd Ochrony Danych Osobowych są wyraźnym sygnałem, że temat ten nadal pozostaje w centrum zainteresowania organu nadzorczego. Monitoring w placówkach medycznych musi być stosowany w sposób wyjątkowo ostrożny – zarówno ze względu na prawa pacjentów, jak i personelu.

Na początku roku warto zweryfikować, czy cele stosowania monitoringu są jasno określone, czy kamery nie obejmują miejsc niedopuszczalnych, a okres przechowywania nagrań jest zgodny z przepisami. Równie istotne są obowiązki informacyjne oraz kompletność dokumentacji RODO związanej z monitoringiem.

Przeglądowi warto poddać także inne dokumenty, takie jak regulamin organizacyjny, polityki ochrony danych, w tym stosowane w praktyce środki zabezpieczeń, umowy z personelem – zarówno pracownicze, jak i cywilnoprawne czy B2B – a także umowy z podmiotami zewnętrznymi. Taki przegląd pozwala zamknąć poprzedni rok „na czysto” i ograniczyć ryzyko na przyszłość.

Spojrzenie w teraźniejszość – zmiany w prawie, do których trzeba się dostosować

2026 rok przynosi także istotne zmiany prawne, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie placówek medycznych.

Jednym z wyzwań organizacyjnych jest Krajowy System e-Faktur, czyli tzw. KSeF. Choć bywa postrzegany jako kwestia stricte księgowa, w praktyce wpływa na cały obieg dokumentów w placówce, współpracę z biurem rachunkowym oraz wewnętrzne procesy administracyjne.

Równolegle niektóre placówki muszą przygotować się na funkcjonowanie w ramach Centralnej e-Rejestracji. Zmienia ona standardy umawiania wizyt i kontaktu z pacjentem, wymaga dostosowania systemów informatycznych oraz przeszkolenia personelu administracyjnego. Wdrożenie będzie przebiegać etapami, zaczynając od placówek oferujących mammografię, cytologię i konsultacje u kardiologa, a następnie obejmie kolejnych osiem świadczeń. Docelowo e-rejestracja ma objąć wszystkie konsultacje u specjalistów.

Istotne są także zmiany dotyczące naliczania stażu pracy, obejmujące umowy cywilnoprawne i współpracę B2B. Może to mieć wpływ na politykę kadrową, planowanie zatrudnienia oraz potencjalne roszczenia pracownicze. W tym obszarze uwagi wymagają także nowe zasady jawności wynagrodzeń.

Spojrzenie w przyszłość – rozwój jako świadoma decyzja

Porządki prawne i dostosowanie do zmian nie są celem samym w sobie. Prawidłowe przygotowanie i uporządkowanie placówki wpływają realnie na jej wartość rynkową. Ma to znaczenie zarówno dla podmiotów planujących przekształcenie formy działalności, jak i dla tych, które rozważają zakup lub sprzedaż placówki.

Uporządkowana dokumentacja, przejrzyste procedury i zgodność z przepisami zwiększają atrakcyjność placówki dla inwestorów, wspólników czy nabywców. Dla części lekarzy może to być także moment refleksji nad sprzedażą praktyki lub zmianą modelu prowadzenia działalności – nie jako działaniem wymuszonym, lecz świadomą decyzją biznesową.

Nowy rok to dobry moment, by spojrzeć na placówkę nie tylko przez pryzmat bieżących obowiązków, ale także długofalowych planów. Prawo, odpowiednio wykorzystane, może stać się narzędziem porządkowania, zabezpieczania i rozwoju, a nie jedynie źródłem dodatkowych obowiązków.

Artykuł radców prawnych Krzysztofa Kozika i Jarosława Peplinskiego z Kancelarii Radców Prawnych Bartosz Pawelczyk Krzysztof Kozik opublikowano w Biuletynie Wielkopolskiej Izby Lekarskiej 11/2025.

Przeczytaj także: „Jak uniknąć sporu między wspólnikami lub skutecznie go rozwiązać?” i „Audyt zgodności w placówce medycznej – pomoc czy obawa?”.