Centralna e-rejestracja w praktyce. Jak przygotować personel placówki do nowego modelu obsługi pacjenta?

Centralna e-rejestracja nie jest wyłącznie kolejnym kanałem umawiania wizyt. To nowy model organizacji zapisów na świadczenia, który od 1 stycznia 2026 r. jest obowiązkowy dla placówek realizujących mammografię, profilaktykę raka szyjki macicy oraz świadczenia z zakresu kardiologii. Od momentu wejścia rozwiązania w życie zrealizowano już 2 188 687 wizyt, a kolejne 1 291 822 zostały zaplanowane. Placówki mają czas na wejście do systemu jeszcze do końca czerwca 2026 r.

Jasne zasady i podział odpowiedzialności

Przygotowanie do wdrożenia powinno objąć cały zespół – od rejestracji po lekarzy i kadrę zarządzającą. Z perspektywy organizacyjnej najważniejsze jest dostosowanie zasad pracy do nowego sposobu obsługi pacjentów. Centralna e-rejestracja wymaga przekazywania do systemu P1 wszystkich wizyt oraz udostępniania pełnego harmonogramu – zarówno terminów wolnych, jak i zajętych, dla wizyt pierwszorazowych i kontynuacyjnych. [1] W praktyce oznacza to potrzebę jasnego podziału odpowiedzialności za harmonogramy, spójnych procedur obsługi zapisów i ustalenia zasad, jak placówka postępuje przy zmianie terminu, odwołaniu wizyty czy w przypadku awarii. To również czas potrzebny na przygotowanie danych, przejście walidacji i wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości. Dlatego nie warto odkładać tych działań do końca maja. Im później placówka rozpocznie integrację, tym mniej będzie mieć przestrzeni na sprawdzanie, korekty i spokojne wdrożenie.

Rejestracja w nowym systemie

Największe zmiany obejmą codzienną pracę rejestracji. Personel nadal będzie obsługiwać pacjentów zapisujących się telefonicznie i osobiście. Będzie jednak działać w ramach systemu, który obejmuje również zapisy online przez IKP i mojeIKP. [2] Dostęp do tych samych danych o wolnych terminach ogranicza liczbę czynności wykonywanych równolegle w różnych miejscach i pozwala na spójność informacji przekazywanych pacjentom. To ważne, bo centralna e-rejestracja nie ma na celu zastąpienia personelu, ale wsparcie go w codziennej pracy. To przede wszystkim uporządkowanie obsługi zapisów z różnych kanałów, lepsze wykorzystanie zasobów i większa kontrola nad grafikiem. To również więcej odzyskanych wizyt – od momentu działania CeR udało się uwolnić aż 591 931 terminów. Wszystko dzięki ułatwieniom dla pacjentów, którzy odwoływali lub przekładali wizyty przez IKP lub mojeIKP.

– Zwiększona widoczność dostępnych terminów sprzyja efektywniejszemu wykorzystaniu możliwości organizacyjnych placówki oraz ograniczeniu liczby niewykorzystanych wizyt. Zapewnienie pacjentom bieżącego dostępu do informacji o wolnych terminach w czasie rzeczywistym umożliwia im łatwe i szybkie umawianie oraz odwoływanie wizyt – wyjaśnia Iwona Cikoto-Wawrzyniak, kierownik projektu centralnej e-rejestracji w Ministerstwie Zdrowia.

Najważniejsze daty dla świadczeniodawców

Świadczeniodawcy, którzy mają podpisane umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia na badania mammograficzne, test HPV HR lub świadczenia kardiologiczne:

Od 1 stycznia 2026 r. mają ustawowy obowiązek dołączenia do systemu centralnej e-rejestracji.
Do 31 maja 2026 r. powinni rozpocząć przekazywanie informacji o wolnych terminach badań i wizyt do systemu.
Od 1 czerwca 2026 r. NFZ wstrzyma rozliczanie usług, jeśli placówka nie podłączyła się do e-rejestracji.
Od 1 lipca 2026 r. NFZ będzie płacić wyłącznie za świadczenia, które będą umawiane przez centralną e-rejestrację.

Od 1 sierpnia system centralnej e-rejestracji obejmie 8 kolejnych świadczeń w zakresie:

chorób naczyń,
chorób zakaźnych,
endokrynologii,
hepatologii,
immunologii,
nefrologii,
neonatologii,
gruźlicy i chorób płuc.

Docelowo centralna e-rejestracja obejmie wszystkie konsultacje u specjalistów.

Odpowiednia komunikacja z pacjentem

Rola pracowników, którzy rejestrują pacjentów, nie kończy się na samym zapisie. To oni w dużej mierze wyjaśniają nowe zasady działania systemu. Ma to znaczenie zwłaszcza w świadczeniach już objętych centralną e-rejestracją. Pacjentki zapisujące się na mammografię i test HPV HR widzą dostępne wizyty na najbliższe 90 dni, a nowi pacjenci kierowani na pierwszorazową wizytę kardiologiczną – na 40 dni. Jeśli w tym czasie nie ma wolnego miejsca, trafiają do poczekalni. [1] Oznacza to, że system sam szuka dla nich terminu we wszystkich placówkach odpowiadających wskazanym kryteriom.

– U podstaw skutecznego wdrożenia centralnej e-rejestracji leży odpowiednie przygotowanie personelu. Placówka potrzebuje nie tylko integracji z systemem, lecz także jasnych zasad pracy. Obejmuje to zarówno prowadzenie harmonogramów, jak i podejście do informowania pacjentów. Ważne, by zadbać o odpowiednią komunikację na każdym poziomie kontaktu pacjenta z placówką. Jak pokazało badanie opinii nt. centralnej e-rejestracji przeprowadzone przez Centrum e-Zdrowia, aż 46 proc. ankietowanych dowiedziało się o możliwości rejestracji online od lekarza, w rejestracji POZ lub na stronie placówki medycznej – podkreśla Tomasz Kulas, rzecznik Centrum e-Zdrowia.

Rola lekarzy POZ, specjalistów i położnych

W tym modelu ważną rolę mają także lekarze POZ, specjaliści i położne. Informują pacjentów o możliwościach zapisów, wspierają ich w poruszaniu się po systemie oraz – w zależności od rodzaju świadczenia – kierują na dalszą diagnostykę lub wspierają profilaktykę. Spójna informacja przekazywana przez personel medyczny i rejestrację ułatwia pacjentowi poruszanie się po systemie i ogranicza ryzyko nieporozumień na etapie umawiania świadczenia.

Centralna e-rejestracja jest elementem szerszej transformacji cyfrowej ochrony zdrowia, rozwijanej dzięki środkom z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Skorzystało z niej już blisko 4,2 mln pacjentów. Polska kontynuuje tym samym rozwój w obszarze e-zdrowia, będąc w tym zakresie jednym z liderów wśród państw europejskich. Potwierdzają to wyniki badania Digital Decade 2025: eHealth Indicator Study, zgodnie z którymi nasz kraj zajął 6. miejsce wśród państw Unii Europejskiej, osiągając dojrzałość systemu na poziomie 92 proc., podczas gdy średnia dla UE-27 wynosi 83 proc. [3]